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15 Gennaio
2019

INTERVENTO DEL GARANTE PER LA PRIVACY

Firenze, lì 15 gennaio 2019

INTERVENTO DEL GARANTE PER LA PRIVACY: ALCUNE NOVITA’ NELL’AMBITO DELLE INDAGINI DIFENSIVE O PER FAR VALERE UN DIRITTO IN GIUDIZIO

Care Colleghe, Gentili Colleghi,

come certamente già saprete il Garante per la privacy, con provvedimento n. 512 del 19/12/18, ha aggiornato la terminologia ed ha apportato alcune modifiche alle cosiddette regole deontologiche relative al trattamento dei dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Le regole deontologiche, che sono state dichiarate conformi al recente Regolamento U.E. n. 2016/679, riscritte in allegato al provvedimento, sono ormai prossime per la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.

Vista questa novità abbiamo deciso di formulare al Collega Gianluca Gambogi, che si era occupato della questione anche come Consigliere del nostro Ordine, alcune domande per avere chiarimenti sul nuovo allegato.

Chi sono i soggetti interessati dalle regole deontologiche di cui trattasi?

Innanzi tutto si deve precisare che il nuovo allegato ed il vecchio sono sostanzialmente identici: non vi sono, nella realtà, novità significative.

Prova ne sia che i soggetti interessati sono quelli già indicati in precedenza e tra questi rientrano certamente gli avvocati e i praticanti.

Quali sono gli ambiti di applicazione di tali regole deontologiche?

L’ambito è molto preciso e puntuale: riguarda infatti il trattamento dei dati personali nell’ambito dello svolgimento di investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Naturalmente si applicano anche nell’ambito di un procedimento in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione.

L’ambito di applicazione copre sia la fase propedeutica all’instaurazione dell’eventuale giudizio, sia la fase successiva all’instaurazione stessa.

Sono indicate regole specifiche di modalità del trattamento dei dati?

Le regole sono contenute nell’art. 2 dell’allegato.

Il titolare del trattamento adotta le modalità che ritiene più adeguate per consentire il rispetto dei diritti degli interessati.

Il titolare darà istruzioni per iscritto, per esempio al praticante avvocato, al sostituto processuale di udienza, al consulente tecnico di parte, allo stagista, alla persona addetta a compiti di collaborazione amministrativa ed anche, infine, all’investigatore privato, affinché tutti siano edotti delle regole da osservare.

Infine viene ribadita la specifica attenzione nell’adottare idonee cautele per prevenire l’ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza di dati (i Colleghi potranno, leggendo il documento, constatare che, ad esempio, questa attenzione viene richiesta anche per il semplice scambio di corrispondenza, specie se per via telematica).

Vi è una regola in merito all’informazione sul trattamento dei dati?

L’art. 3 del nuovo testo recupera il vecchio testo e quindi sotto questo aspetto nessuna preoccupazione.

L’avvocato può fornire l’informativa mediante affissione nei locali dello studio ed anche, se ne dispone, mediante pubblicazione sul proprio sito internet.

E’ consentito l’utilizzo di formule sintetiche e colloquiali.

Sono previste regole in ordine alla conservazione o cancellazione dei dati?

Certo sono previste e ricalcano quanto già indicato in precedenza e sono quindi ben note agli avvocati.

La titolarità del trattamento cessa in caso di sospensione o cessazione dall’esercizio della professione del titolare del trattamento?

La titolarità del trattamento non cessa solamente nel caso di sospensione o cessazione dall’esercizio della professione, ma anche per sopravvenuta incapacità e per mancanza di altro difensore succeduto nella difesa o nella cura dell’affare.

In questo caso la documentazione degli affari trattati, decorso un congruo termine dalla comunicazione all’assistito, è consegnata al Consiglio dell’Ordine di appartenenza ai fini della conservazione per le finalità difensive.

È possibile per il titolare del trattamento provvedere alla diffusione dei dati?

Anche in questo caso il nuovo articolato riprende la vecchia disposizione.

Nei rapporti con i terzi e con la stampa possono senz’altro essere rilasciate informazioni a condizione che non siano coperte da segreto e che sia necessario diffondere le medesime per finalità di tutela dell’assistito.

Tale facoltà è riconosciuta all’avvocato, con i limiti di cui sopra, anche se non è stata preventivamente concordata con l’assistito medesimo.

L’avvocato ha sempre diritto di farsi assistere in caso di accertamenti ispettivi che lo riguardano?

Si, nulla è mutato rispetto alla precedente versione del codice deontologico in materia di privacy.

In caso di accertamenti ispettivi che riguardano l’avvocato questo ha diritto, ai sensi dell’art. 159, comma 3, D.lgs. n. 196/2003, di farsi assistere dal Presidente del competente Consiglio dell’Ordine o da un consigliere da questo delegato.

Non pare quindi che vi siano particolari preoccupazioni per la nostra categoria professionale?

Sono d’accordo ma è opportuno ribadire che è bene conoscere a fondo queste regole che sono estremamente importanti per la gestione di questi rapporti.

***

Ringraziamo Gianluca per la disponibilità e ci riserveremo di valutare l’opportunità di organizzare un evento formativo sull’argomento.

Con i migliori saluti e buon lavoro a tutti.

Avv. Andrea Pesci